Was ist der Unterschied zwischen Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung?

Die Begriffe werden oft vermischt, bezeichnen aber unterschiedliche Schritte. Prozessdigitalisierung bedeutet, analoge oder manuelle Abläufe in digitale Formate zu überführen – aus Papierformularen werden digitale Workflows, aus Excel-Listen werden Datenbankeinträge. Prozessautomatisierung geht einen Schritt weiter: Digitale Abläufe werden so konfiguriert, dass sie ohne manuellen Eingriff selbständig ablaufen – z. B. automatische Genehmigungen, Bestellauslösungen oder Benachrichtigungen. pep.digital verbindet beide Ansätze: Zunächst werden Prozesse strukturiert digital abgebildet, dann gezielt automatisiert – immer dort, wo Automatisierung echten Geschäftswert erzeugt und nicht nur technischen Aufwand bedeutet.

Welche spezifischen Business-Prozesse werden digitalisiert – und welche Branchen haben hohen Digitalisierungsbedarf?

pep.digital digitalisiert Geschäftsprozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Besonders häufig umgesetzt werden Projekte in diesen vier Prozesskategorien, die in produzierenden und mittelständischen Unternehmen besonders hohen Digitalisierungsbedarf haben: Beschaffungs- und Lieferkettenprozesse – Bestellprozesse, Lieferantenmanagement, Wareneingang und Qualitätssicherung, Rechnungsverarbeitung, Planung und Steuerung der Lieferkette, Lieferantenintegration und Kollaboration, Transport und Logistik, Lager und Kommissionierung, Retourenmanagement und After-Sales.Produktionsnahe Prozesse – Produktionsplanung und Auftragssteuerung, Fertigungssteuerung und -ausführung (MES), Qualitätsmanagement und -sicherung, Instandhaltung und Wartung, Produktionsdaten und Monitoring. Service- und Supportprozesse – Kundenanfragen und Ticket-Management, SLA-Management und Monitoring, Field Service und Außendienst, Wartung und Serviceverträge, Ersatzteil- und Materialmanagement im Service, Wissensmanagement und Self-Service, Reklamation und Retourenmanagement, Abrechnung und Controlling im Service.Vertriebs- und Angebotsprozesse – CPQ-Lösungen (Configure, Price, Quote) für variantenreiche Produkte mit automatisierten Freigabe-Workflows und CRM/ERP-Integration, Auftragsabwicklung und Ordermanagement, Vertriebscontrolling & Forecasting. Besonders betroffen sind Unternehmen im Maschinenbau, der Industrie, Logistik und in technischen Dienstleistungen – überall dort, wo komplexe, unternehmensspezifische Abläufe durch Standardsoftware nicht vollständig abgedeckt werden können.Mehr zu unseren Referenzen

Wie läuft ein Prozess-Digitalisierungsprojekt ab – und wann sehe ich erste Ergebnisse?

Das Projekt startet mit einer strukturierten Prozessanalyse: pep.digital erfasst Ihre bestehenden Abläufe, identifiziert Medienbrüche, Fehlerquellen und Automatisierungspotenziale und priorisiert Use Cases nach Geschäftswert und Umsetzbarkeit. Im zweiten Schritt folgt eine konkrete Empfehlung mit Aufwand, Zeitrahmen und Prioritäten – als Entscheidungsgrundlage vor der eigentlichen Umsetzung. Die Entwicklung erfolgt in agilen Sprints: Erste produktive Teilfunktionen sind typischerweise nach 4–10 Wochen verfügbar, ein vollständiger einfacher Use Case nach 2–4 Monaten. Das gesamte Projekt läuft im laufenden Betrieb – ohne Produktionsausfall.

Können bestehende Systeme integriert werden?

Ja – die Integration in bestehende Systeme ist kein Sonderfall, sondern Standard bei jedem pep.digital-Projekt. Die Systemlandschaft in mittelständischen Unternehmen ist typischerweise heterogen gewachsen, und pep.digital verbindet genau diese unterschiedlichen Welten zu einem durchgängigen digitalen Prozess – einschließlich selbst entwickelter Individualsoftware, die oft das Herzstück der Unternehmens-IT ist und besonders sorgfältig angebunden werden muss.Die Integration erfolgt je nach Systemtyp über offizielle REST- oder SOAP-APIs, Daten-Adapter, Middleware-Schichten (z. B. Apache Kafka, MuleSoft, Azure Integration Services) oder – bei Systemen ohne moderne Schnittstellen – über direkte Datenbankanbindungen und Batch-Prozesse. Das Ziel ist immer dasselbe: keine Datenbrüche, kein manueller Datentransfer zwischen Systemen, kein Parallelbetrieb unterschiedlicher Datenhaltungen. Bestehende Systeminvestitionen – ob Standardsoftware oder Eigenentwicklung – bleiben vollständig erhalten.

Wie flexibel ist die Software-Lösung, wenn sich Prozesse oder Anforderungen ändern?

pep.digital entwickelt modular und auf Basis wartbarer, dokumentierter Architekturen. Das bedeutet konkret: Neue Prozessschritte, zusätzliche Systemanbindungen oder geänderte Regelwerke lassen sich gezielt ergänzen, ohne die gesamte Lösung neu entwickeln zu müssen. Agile Entwicklung in Sprints ermöglicht außerdem, neue Anforderungen innerhalb weniger Wochen in produktive Funktionen zu überführen – statt monatelange Change-Requests abzuwarten. Die Software wächst mit Ihrem Unternehmen mit – ohne Vendor-Lock-in und ohne Abhängigkeit von Lizenzgebühren.

Wie lange dauert ein Projekt und was kostet es?

Die Dauer und Kosten hängen von Umfang und Komplexität des Softwareprojektes ab. Als Orientierung: Ein fokussierter erster Use Case – z. B. die Automatisierung eines Prozesses mit Anbindung – ist in 2 - 4 Monaten produktiv. Komplexere Vorhaben mit mehreren integrierten Systemen laufen über 6 - 12 Monate in Etappen. Kostenseitig bewegen sich fokussierte Digitalisierungsprojekte im mittelständischen Umfeld typischerweise zwischen 50.000 und 150.000 Euro – abhängig von Komplexität, Integrationstiefe und Teamgröße. Der ROI gegenüber manuellen Prozessen oder teuren SaaS-Lizenzen ist dabei oft nach 2 - 3 Jahren erreicht.

Wie wird Qualität, Sicherheit und Compliance sichergestellt?

Alle Lösungen von pep.digital werden nach modernen Software-Qualitätsstandards entwickelt: saubere Architektur, hohe Testabdeckung, vollständige Dokumentation und regelmäßige Code-Reviews. IT-Sicherheit und DSGVO-Konformität sind von Beginn an in der Architektur verankert – nicht nachträglich aufgesetzt. Für Unternehmen, die unter NIS2 fallen (z. B. Energieversorger, Industrie, Logistik), berücksichtigt pep.digital die relevanten Sicherheitsanforderungen direkt in der Softwarearchitektur. pep.digital ist nach ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziert – das schafft eine nachprüfbare Basis für Qualitäts- und Sicherheitsprozesse.

Unsere FAQs liefern weitere Antworten.

Digitalisierung spezifischer Business-Prozesse

Viele Unternehmen arbeiten mit historisch gewachsenen, manuellen oder fragmentierten Prozessen. pep.digital digitalisiert und automatisiert spezifische Business-Prozesse durch individuelle Softwareentwicklung – für automatisierte Workflows, integrierte Systeme und messbare Effizienzgewinne.

Ihre Herausforderung

Viele Unternehmen kämpfen mit ineffizienten, manuellen Prozessen, die zu Fehlern und Verzögerungen führen. Wo Standardsoftware an Grenzen stößt, erfordert die Digitalisierung dieser Prozesse individuelle Softwareentwicklung, die den spezifischen Anforderungen und Abläufen des Unternehmens gerecht werden.

Unsere Lösung

Durch unsere langjährige Erfahrung in der individuellen Softwareentwicklung analysiert pep.digital Ihre Geschäftsprozesse gezielt und entwickelt maßgeschneiderte digitale Lösungen, die Effizienz, Genauigkeit und Transparenz erheblich steigern. Unsere ganzheitliche Beratung umfasst Prozessanalyse, Prozessoptimierung sowie Implementierung und Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft.

Wir entwickeln Workflow-Applikationen, automatisieren fachliche Prozesse, integrieren bestehende Systeme über APIs, verarbeiten Daten in Echtzeit und erweitern sowie modernisieren bestehende Prozesslösungen. So entstehen stabile, wartbare digitale Anwendungen, die Abläufe sofort verbessern, nahtlos in Ihre Infrastruktur passen und langfristig strategische Optimierungen ermöglichen.

Use Cases für die Digitalisierung von Business-Prozessen

Automatisierung von Vertriebs- und Angebotsprozessen

Herausforderung

Manuelle Vertriebs- und Angebotsprozesse kosten Zeit, sind fehleranfällig und bremsen Abschlussraten. Automatisierungs-Workflows schaffen Skalierbarkeit und Transparenz, was sich positiv auf Reaktionszeiten, Preisgestaltung und Kundenbindung auswirkt.

Wie wir Sie unterstützen können

Analyse bestehender Vertriebsprozesse
Entwicklung maßgeschneiderter CPQ-Lösungen
Workflow-Automatisierung (z. B. Rabattfreigaben)
Integration in CRM- und ERP-Systeme (z. B. Salesforce, SAP)
Schaffung durchgängiger digitaler Angebotsprozesse

Ihr Mehrwert

Kürzere Angebots- und Verkaufszyklen und höhere Effizienz im Vertrieb
Reduzierte Fehlerquote in Angeboten
Bessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz von Verkaufsprozessen
Zukunftsfähiges Geschäftsprozessmanagement

Begriffe CRM, Angebotsautomatisierung, Workflow, ERP Integration

Beispiel

Ein Maschinenbauer digitalisiert seinen Angebotsprozess mit einer CPQ-Lösung. Die Plattform erstellt Angebote automatisch auf Basis individueller Konfigurationen und Preismodelle. Freigaben und CRM-Anbindung laufen nahtlos. Ergebnis: mehr Abschlüsse bei weniger Aufwand.

Optimierung von Beschaffungs- und Lieferkettenprozessen

Herausforderung

Manuelle Bestellprozesse, fehlende Transparenz und uneinheitliche Lieferantenkommunikation führen zu Verzögerungen, höheren Kosten und Risiken in der Lieferkette. Engpässe und Überbestände sind häufige Folgen mangelnder Digitalisierung.

Wie wir Sie unterstützen können

Entwicklung von Supply-Chain-Management-Tools
Integration von E-Procurement-Systemen
Automatisierung von Bestell- und Freigabeprozessen
Optimierung der Lagerbestände per Datenanalyse
Digitales Lieferantenmanagement mit Tracking

Ihr Mehrwert

Geringere Beschaffungskosten
Schnellere Bestellabwicklung mit mehr Kundenzufriedenheit
Höhere Versorgungssicherheit und Flexibilität
Zukunftsfähiges Geschäftsprozessmanagement

Begriffe Supply Chain, Lieferanten-Management, Automatisierung

Beispiel

Ein Maschinenbauer setzt auf E-Procurement zur Automatisierung seiner Bestellungen. Lieferantenportale und Freigabeworkflows ermöglichen eine durchgängige Beschaffung. Durch Analyse historischer Daten werden Bestände optimal gesteuert – kostensparend und zuverlässig.

Digitalisierung spezifischer produktionsnaher Prozesse

Herausforderung

Produktionsnahe Prozesse wie Anlieferung, Intralogistik oder Entsorgung sind oft individuell, fragmentiert und nicht digitalisiert. Das führt zu Medienbrüchen, Verzögerungen und mangelnder Transparenz entlang des Produktionsprozesses.

Wie wir Sie unterstützen können

Entwicklung maßgeschneiderter Prozessanwendungen
Anforderungsanalyse und Systemkonzeption
Integration in MES-, CRM- und ERP-Systeme
Benutzergruppenübergreifende Plattformen
Optimierung von Sicherheit, Effizienz und Durchlaufzeit

Ihr Mehrwert

Höhere Datenqualität und Prozesskontrolle
Bessere Planbarkeit und Effizienz
Mehr Sicherheit im operativen Ablauf
Zukunftsfähiges Geschäftsprozessmanagement

Begriffe MES-Systeme, Prozessdigitalisierung, End-To-End-Integration

Beispiel

Ein Recyclingunternehmen optimiert seine Anlieferlogistik durch eine digitale Plattform. Sie vernetzt Lieferanten, Transporteure, Sicherheitspersonal und Produktion. Alle Daten laufen zentral zusammen – von Einkauf über Planung bis zur Produktion – End-to-End.

Optimierung von Service- und Supportprozessen

Herausforderung

Manuelle Ticketsysteme, Medienbrüche und fehlende Übersicht erschweren schnellen Kundenservice. Reaktionszeiten verlängern sich, Anfragen bleiben liegen und die Kundenzufriedenheit leidet – intern wie extern.

Wie wir Sie unterstützen können

Entwicklung von Serviceportalen mit Self-Service
Automatisierung von Ticketprozessen und SLAs
Integration von passenden Systemen
Einsatz von KI-gestützten Chatbots und Einführung von Omnichannel-Kommunikation

Ihr Mehrwert

Schnellere Bearbeitungszeiten
Verbesserte Service-Qualität bei reduzierten Kosten
Höhere Kundenzufriedenheit und -bindung

Begriffe Omnichannel, Self-Service, Chatbot

Beispiel

Ein IT-Dienstleister setzt auf eine zentrale Serviceplattform mit KI-basiertem Chatbot. Kunden können rund um die Uhr über Self-Service-Lösungen Probleme melden oder lösen. Standardanfragen werden automatisiert bearbeitet – das Team konzentriert sich nun auf komplexe Fälle.

Digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse jetzt gezielt

Erstgespräch & Analyse: Gemeinsam klären wir Ihre Ziele, Anforderungen und identifizieren Automatisierungs- sowie Optimierungspotenziale.
Konkrete Empfehlung: Sie erhalten einen klaren Fahrplan mit Aufwand, Zeitrahmen und Prioritäten.
Schrittweise Umsetzung: Ihre Prozesse werden effizient digitalisiert – mit minimalen Unterbrechungen für den laufenden Betrieb.

Lassen Sie uns auch gern gemeinsam prüfen, welche Prozesse sich automatisieren lassen und welchen konkreten Nutzen Sie erzielen können.

Projekt mit pep.digital besprechen

Messbarer Nutzen, Sicherheit & Compliance

Digitale Prozesse von pep.digital steigern Effizienz, Transparenz und Steuerbarkeit Ihrer Geschäftsabläufe. Automatisierte Workflows reduzieren manuelle Aufwände, vermeiden Medienbrüche und liefern verlässliche Daten für bessere Entscheidungen. KPIs lassen sich in Echtzeit überwachen, Durchlaufzeiten verkürzen sich, Fehlerquellen sinken und die Skalierbarkeit wächst.

Unsere Lösungen basieren auf modernen, wartbaren Technologien, sind updatefähig, flexibel erweiterbar und berücksichtigen von Anfang an IT-Sicherheit, Compliance und regulatorische Vorgaben. So bleiben Ihre Prozesse langfristig stabil, sicher und zukunftsfähig.

Unsere meistgenutzten Technologien

Einblicke in unsere Digitalisierungs-Projekte

Bekommen Sie einen praxisnahen Einblick in ausgewählte Projekte von pep.digital aus unterschiedlichen Branchen. Ob abgeschlossene oder laufende Vorhaben, unsere Referenzen zeigen, wie automatisierte Workflows, integrierte Systeme, Workflow-Automatisierung, Prozessdigitalisierung und individuelle Softwareentwicklung konkret umgesetzt werden, um Abläufe effizienter zu gestalten, Fehler zu reduzieren und messbare Effizienzgewinne zu erzielen. Erleben Sie, wie wir digitale Lösungen entwickeln, die langfristigen Mehrwert schaffen.

KI-Assistent, der Mitarbeitende spürbar effizienter macht

Die saviros GmbH bietet personalisierte KI-Assistenten, die als Avatar auftreten und Unternehmen rund um die Uhr effizient unterstützen. Sie führen Nutzer durch Prozesse, versorgen sie mit fundiertem Wissen und helfen u.a. bei Support, Onboarding und Vertrieb – dabei greifen sie nur auf redaktionell geprüfte Inhalte zurück.

Apps für eBikes

Die Pendix Gruppe ist Hersteller von eBike-Komponenten für Pedelecs, Mikromobilität und industrielle Lastenräder. pep.digital entwickelt für Pendix digitale Services in Form von Apps und Backends für die Inbetriebnahme, Wartung und Nutzung der Antriebskomponenten. Dabei stehen drei Zielgruppen im Vordergrund: Endanwender von Pendix-Antrieben, Wartungspersonal im Betrieb großer Flotten sowie Mitarbeiter in der Administration und Produktion der OEMs.

Komplettsystem für Ladeinfrastruktur

Leon Mobility bietet mit XOO eine effiziente Ladeinfrastruktur für alle Elektrofahrzeuge an. pep.digital begleitet das Startup seit der Entwicklung des ersten Prototyps und übernimmt alle Softwareentwicklungsarbeiten. Dazu gehören Cloud-basierte Verwaltungs- und Abrechnungssysteme, die Anbindung an die Werbeanbieter und Flottenbetreiber sowie alle Software auf den Ladepunkten selbst.

Globales Yard Management System

Aurubis AG ist ein weltweit führender Anbieter von Nichteisenmetallen und einer der größten Kupferrecycler weltweit. Im Rahmen einer Initiative zur globalen Standardisierung der IT-Systeme entwickelt pep.digital eine Yard Management Lösung für die Abwicklung der Anlieferung und Abholung an allen Produktionsstandorten, welche die unterschiedlichen lokalen Lösungen ablöst.

„pep.digital ist ein wichtiger Partner für unsere Digitalisierungsvorhaben“
„pep.digital entwickelt mit uns eine IoT-gestützte Lösung zum Management unseres umfangreichen Fuhrparks. Dabei übernehmen Sie nicht nur die gesamte technische Arbeit, sondern sind auch proaktiver Partner in der Analyse unserer Anforderungen und der Ausgestaltung des Systems. Die Zusammenarbeit gestaltet sich auch über die große Entfernung problemlos und ist von Vertrauen und Professionalität geprägt. So ist pep.digital ein wichtiger Partner für unsere Digitalisierungsvorhaben.”

Mario Uhl

Head of IT

Julius Berger Plc

„Für uns ist pep.digital ein Partner mit Zukunft"
„Die saviros GmbH schafft mit ihrem personalisierten, digitalen KI-Assistenten ein einmaliges Web-Erlebnis. Der von Unternehmen beliebig anpassbare Assistent reagiert als animierter Avatar auf Eingaben, begleitet den Nutzer über seinen gesamten Webseiten-Besuch und greift im Dialog auf Inhalte zurück, die redaktionell auf Wahrheit geprüft wurden. Gründungspartner der saviros GmbH sind die Werbeagentur Baumann & Baltner und die Esslinger Software-Experten der lysio GmbH. Das saviros Team setzt bei der Entwicklung des Assistenten auch auf das Team von pep.digital. Dieses zeichnet sich aus durch technologische Kompetenz, hohe Effizienz und eine stets offene und lösungsorientierte Kommunikation. Für uns ist pep.digital ein Partner mit Zukunft!"

Nadja Baumann

CEO

Saviros GmbH

„Die Zusammenarbeit ist professionell und geprägt von einer offenen, lösungsorientierten Kommunikation"
„Die Lysio GmbH ist ein Full-Service Anbieter im Bereich der digitalen Wettbewerbsanalyse mit Sitz in Esslingen am Neckar. Neben Themen rund um Recherche und Analyse bietet Lysio individuelle Software-Lösungen im Bereich AI und SaaS. pep.digital unterstützt uns bei der Entwicklung unserer Softwarelösungen mit hoher Fachkompetenz und viel Engagement. Die Zusammenarbeit ist professionell und geprägt von einer offenen, lösungsorientierten Kommunikation. Durch die Expertise von pep.digital können wir unsere Projekte effizient und erfolgreich umsetzen."

Rouven Wöllhof

Geschäftsführer und Co-Founder

Lysio GmbH

„Der perfekte Partner in der agilen Entwicklung”
„Im Rahmen unserer globalen Initiative zur Standardisierung unser IT-Systeme hat ein Team von pep.digital die Neuentwicklung einer Intralogistik-Anwendung für unsere Produktionsstandorte übernommen. Sie haben sich beeindruckend schnell in die komplexe fachliche Thematik eingearbeitet, sind ein echter Sparringspartner für unsere Organisation und liefern beste Qualität. So ist pep.digital für uns der perfekte Partner in der agilen Entwicklung.”

Linus Winterseel

Senior IT Project Manager

Aurubis AG

„pep.digital ist ein Schlüsselpartner in unserer digitalen Transformation”
„Als Partner in der Entwicklung einer auf Oberflächenbeschichtungsprozesse spezialisierte Business Intelligence Solution schätzen wir pep.digital für die agile und proaktive Zusammenarbeit. Das Team setzt Anforderungen lösungsorientiert um und kommuniziert offen mögliche Probleme sowie Verbesserungsvorschläge. Die Mischung aus fachlichen Kompetenzen und Soft-Skills macht pep.digital zu einem Schlüsselpartner in unserer digitalen Transformation.”

Florian Papsdorf

Head of IT

KAP Surface GmbH

Was uns antreibt

Jedes Projekt ist anders, jeder Kunde individuell. Deshalb entwickeln wir individuelle Softwarelösungen. Aber in jedem Projekt und für jeden Kunden treiben uns die gleichen Werte und Grundvorstellungen.

Individualität braucht individuelle Lösungen
Kunden kommen zu uns, um ihre Individualität digital auszudrücken, Wettbewerbsvorteile zu schaffen und Prozesse effizienter zu gestalten – mit maßgeschneiderten Lösungen, ohne Kompromisse.
Agilität führt am schnellsten zum Erfolg
Ein Individualentwicklungsprojekt ist wie eine Reise: Wir kennen Ziel und Richtung, planen aber nicht jeden Schritt im Voraus. Stattdessen gehen wir gemeinsam los, lernen unterwegs und erreichen erste Ziele schneller – dabei bleibt Ihr Budget stets im Blick.
Dedizierte Teams für anspruchsvolle Aufgaben
Für volle Konzentration auf Ihre Ziele arbeitet ein festes Team während Ihres Projekts nur für Sie – ohne Konflikte, mit maximalem Fokus und voller Identifikation.
Ohne Vertrauen und Offenheit geht es nicht
Offenheit, Ehrlichkeit und Vertrauen sind für uns die Schlüssel zum Erfolg – nur so meistern wir Herausforderungen und verstehen die Bedürfnisse aller.
Qualität schafft Nachhaltigkeit
Qualität bedeutet mehr als Fehlerfreiheit: Mit solider Architektur, hoher Codequalität und relevanter Dokumentation entwickeln wir langlebige, sichere und anpassungsfähige Lösungen – unterstützt durch starke Prozesse und stetige Verbesserung.

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Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung?
Die Begriffe werden oft vermischt, bezeichnen aber unterschiedliche Schritte. Prozessdigitalisierung bedeutet, analoge oder manuelle Abläufe in digitale Formate zu überführen – aus Papierformularen werden digitale Workflows, aus Excel-Listen werden Datenbankeinträge. Prozessautomatisierung geht einen Schritt weiter: Digitale Abläufe werden so konfiguriert, dass sie ohne manuellen Eingriff selbständig ablaufen – z. B. automatische Genehmigungen, Bestellauslösungen oder Benachrichtigungen.
pep.digital verbindet beide Ansätze: Zunächst werden Prozesse strukturiert digital abgebildet, dann gezielt automatisiert – immer dort, wo Automatisierung echten Geschäftswert erzeugt und nicht nur technischen Aufwand bedeutet.
Welche spezifischen Business-Prozesse werden digitalisiert – und welche Branchen haben hohen Digitalisierungsbedarf?
pep.digital digitalisiert Geschäftsprozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Besonders häufig umgesetzt werden Projekte in diesen vier Prozesskategorien, die in produzierenden und mittelständischen Unternehmen besonders hohen Digitalisierungsbedarf haben:
1. Beschaffungs- und Lieferkettenprozesse – Bestellprozesse, Lieferantenmanagement, Wareneingang und Qualitätssicherung, Rechnungsverarbeitung, Planung und Steuerung der Lieferkette, Lieferantenintegration und Kollaboration, Transport und Logistik, Lager und Kommissionierung, Retourenmanagement und After-Sales.
2. Produktionsnahe Prozesse – Produktionsplanung und Auftragssteuerung, Fertigungssteuerung und -ausführung (MES), Qualitätsmanagement und -sicherung, Instandhaltung und Wartung, Produktionsdaten und Monitoring.
3. Service- und Supportprozesse – Kundenanfragen und Ticket-Management, SLA-Management und Monitoring, Field Service und Außendienst, Wartung und Serviceverträge, Ersatzteil- und Materialmanagement im Service, Wissensmanagement und Self-Service, Reklamation und Retourenmanagement, Abrechnung und Controlling im Service.
4. Vertriebs- und Angebotsprozesse – CPQ-Lösungen (Configure, Price, Quote) für variantenreiche Produkte mit automatisierten Freigabe-Workflows und CRM/ERP-Integration, Auftragsabwicklung und Ordermanagement, Vertriebscontrolling & Forecasting.
Besonders betroffen sind Unternehmen im Maschinenbau, der Industrie, Logistik und in technischen Dienstleistungen – überall dort, wo komplexe, unternehmensspezifische Abläufe durch Standardsoftware nicht vollständig abgedeckt werden können.

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Wie läuft ein Prozess-Digitalisierungsprojekt ab – und wann sehe ich erste Ergebnisse?
Das Projekt startet mit einer strukturierten Prozessanalyse: pep.digital erfasst Ihre bestehenden Abläufe, identifiziert Medienbrüche, Fehlerquellen und Automatisierungspotenziale und priorisiert Use Cases nach Geschäftswert und Umsetzbarkeit. Im zweiten Schritt folgt eine konkrete Empfehlung mit Aufwand, Zeitrahmen und Prioritäten – als Entscheidungsgrundlage vor der eigentlichen Umsetzung. Die Entwicklung erfolgt in agilen Sprints: Erste produktive Teilfunktionen sind typischerweise nach 4–10 Wochen verfügbar, ein vollständiger einfacher Use Case nach 2–4 Monaten. Das gesamte Projekt läuft im laufenden Betrieb – ohne Produktionsausfall.
Können bestehende Systeme integriert werden?
Ja – die Integration in bestehende Systeme ist kein Sonderfall, sondern Standard bei jedem pep.digital-Projekt. Die Systemlandschaft in mittelständischen Unternehmen ist typischerweise heterogen gewachsen, und pep.digital verbindet genau diese unterschiedlichen Welten zu einem durchgängigen digitalen Prozess – einschließlich selbst entwickelter Individualsoftware, die oft das Herzstück der Unternehmens-IT ist und besonders sorgfältig angebunden werden muss.
Die Integration erfolgt je nach Systemtyp über offizielle REST- oder SOAP-APIs, Daten-Adapter, Middleware-Schichten (z. B. Apache Kafka, MuleSoft, Azure Integration Services) oder – bei Systemen ohne moderne Schnittstellen – über direkte Datenbankanbindungen und Batch-Prozesse. Das Ziel ist immer dasselbe: keine Datenbrüche, kein manueller Datentransfer zwischen Systemen, kein Parallelbetrieb unterschiedlicher Datenhaltungen. Bestehende Systeminvestitionen – ob Standardsoftware oder Eigenentwicklung – bleiben vollständig erhalten.
Wie flexibel ist die Software-Lösung, wenn sich Prozesse oder Anforderungen ändern?
pep.digital entwickelt modular und auf Basis wartbarer, dokumentierter Architekturen. Das bedeutet konkret: Neue Prozessschritte, zusätzliche Systemanbindungen oder geänderte Regelwerke lassen sich gezielt ergänzen, ohne die gesamte Lösung neu entwickeln zu müssen. Agile Entwicklung in Sprints ermöglicht außerdem, neue Anforderungen innerhalb weniger Wochen in produktive Funktionen zu überführen – statt monatelange Change-Requests abzuwarten. Die Software wächst mit Ihrem Unternehmen mit – ohne Vendor-Lock-in und ohne Abhängigkeit von Lizenzgebühren.
Wie lange dauert ein Projekt und was kostet es?
Die Dauer und Kosten hängen von Umfang und Komplexität des Softwareprojektes ab. Als Orientierung: Ein fokussierter erster Use Case – z. B. die Automatisierung eines Prozesses mit Anbindung – ist in 2 - 4 Monaten produktiv. Komplexere Vorhaben mit mehreren integrierten Systemen laufen über 6 - 12 Monate in Etappen. Kostenseitig bewegen sich fokussierte Digitalisierungsprojekte im mittelständischen Umfeld typischerweise zwischen 50.000 und 150.000 Euro – abhängig von Komplexität, Integrationstiefe und Teamgröße. Der ROI gegenüber manuellen Prozessen oder teuren SaaS-Lizenzen ist dabei oft nach 2 - 3 Jahren erreicht.
Wie wird Qualität, Sicherheit und Compliance sichergestellt?
Alle Lösungen von pep.digital werden nach modernen Software-Qualitätsstandards entwickelt: saubere Architektur, hohe Testabdeckung, vollständige Dokumentation und regelmäßige Code-Reviews. IT-Sicherheit und DSGVO-Konformität sind von Beginn an in der Architektur verankert – nicht nachträglich aufgesetzt. Für Unternehmen, die unter NIS2 fallen (z. B. Energieversorger, Industrie, Logistik), berücksichtigt pep.digital die relevanten Sicherheitsanforderungen direkt in der Softwarearchitektur. pep.digital ist nach ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziert – das schafft eine nachprüfbare Basis für Qualitäts- und Sicherheitsprozesse.
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